Dokumentenmanagement (DMS)
In der modernen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System (DMS) kann da die ideale Ergänzung zu Ihrem bestehenden ERP- oder HCM-System sein: Es ermöglicht Ihnen die nahtlose Erfassung, rechtskonforme Archivierung und Anzeige aller ein- und ausgehenden Dokumente. Alle Informationen lassen sich spielend leicht finden, speichern, bearbeiten und zurückverfolgen. Workflows werden beschleunigt, Dateiredundanzen vermieden und die Umwelt geschont.
Verabschieden Sie sich von umständlichen Papierdokumenten und ineffizienten Prozessen. Unser erfahrenes Team steht bereit, um für Sie eine maßgeschneiderte DMS-Lösung zu entwickeln, die Ihr ERP-System um wertvolle Funktionalitäten erweitert.
Digitale Aktenlösungen
Für schnellere Workflows
Durch den Einsatz digitaler Aktenlösungen organisieren Sie Ihre Daten und Dokumente strukturiert und machen sie leicht zugänglich. Dadurch beschleunigen Sie nicht nur die Bearbeitung, Suche und Weitergabe innerhalb Ihres Unternehmens, sondern fördern auch schnellere und effizientere Arbeitsabläufe.
Gern integrieren wir unsere digitale Aktenlösung durch Schnittstellen nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe. Für eine effizientere Zusammenarbeit und eine einfachere Kommunikation sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch mit externen Partnern und Kunden. Natürlich passen wir Ihre digitale Aktenlösung auf Wunsch auch passgenau an Ihre Anforderungen an, um einen hohen Grad an Individualisierung für Ihre Prozesse zu ermöglichen. Sprechen Sie uns einfach an.
DMS-Integration in Business Central/NAV
Organisation durch Digitalisierung
Sie arbeiten bereits mit Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dann sind Sie mit unseren vollintegrierten Dokumentenmanagement-Lösungen gut beraten, die sich ganz leicht in Ihr ERP-System integrieren lassen. So können Sie jegliche Arten von Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Verträge nicht nur digitalisieren, verwalten und aufrufen, sondern auch übersichtlich archivieren. Schließlich geht es um Transparenz, Revisionssicherheit und eine optimale Zusammenarbeit. Und darum, dass Sie stets einen Blick auf alle Informationen zu einem Vorgang haben.
Video DMS-Integration in ERP
Interesse? Schauen Sie sich die Integration unserer Schnittstelle CLARC for Microsoft Dynamics 365 Business Central gerne an!
Elektronische Rechnungsverarbeitung
Digitale Finanzen
Ihre Rechnungseingänge immer griffbereit! Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung haben Rechnungsstapel ein Ende. Scannen Sie Ihre Papierrechnungen einfach ein und speichern Sie die Daten digital, um eine schnelle und unkomplizierte Verarbeitung innerhalb Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Dank unserer benutzerfreundlichen Lösung haben Sie Ihr Rechnungseingangsbuch fortan ganz bequem in Ihrer Hosentasche - und überall verfügbar!
Digitales Vertragsmanagement
Vertragsfristen einhalten
Behalten Sie den Überblick über komplexe Geschäftsbeziehungen! Unsere digitalen Vertragsmanagement-Lösungen erinnern Sie rechtzeitig an wichtige Vertragsfristen mit Lieferanten und Kunden, während alle relevanten Dokumente, Belege und Anhänge in einer übersichtlichen digitalen Vertragsakte strukturiert und für alle zugänglich sind. So sparen Sie Zeit und Geld – und erhöhen gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle über Ihre Verträge.
Elektronische Archivierung
Sichere Aufbewahrung
Ein unverzichtbares Feature in einem hochwertigen DMS ist das Archiv. Einerseits entlastet es das DMS, indem es nicht mehr benötigte Dokumente sicher und geordnet beiseitelegt. Intelligente Verschlagwortung und leistungsstarke Suchalgorithmen ermöglichen eine schnelle Navigation durch archivierte Dokumente. Andererseits erfüllt die Archivierung gesetzliche Pflichten für bestimmte Dokumente, wie Verträge und Rechnungen, die sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Integration der Archivierung in das DMS erleichtert die Verwaltung signifikant und spart wertvolle Zeit beim Wechseln zwischen aktiven Daten und älteren Archivdokumenten.
M.IT Connect komplett
Unsere weiteren Leistungen
Managed IT-Services
Unsere Leistungen für Ihre gesamte IT-Umgebung
Consulting & Management
Experten-Beratung zur Optimierung von Arbeitsprozessen, IT-Infrastrukturen und IT-Strategien
Veranstaltungen
Informative Seminare zu relevanten Themen wie Personalabrechnung, Datensicherheit, Client Management und Co.
FAQs – Fragen und Antworten
Der digitale Wandel und steigende Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Compliance machen ein DMS heute fast unverzichtbar. Papierakten, verteilte Ordnerstrukturen und manuelle Prozesse sind nicht mehr zeitgemäß. Sie kosten Zeit, Geld und erhöhen das Fehlerrisiko. Ein DMS hingegen erleichtert den Zugriff, erhöht die Sicherheit, verbessert die Zusammenarbeit und hilft dabei, gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Typische Einflussfaktoren sind:
- Größe und Komplexität des Unternehmens: Kleine Unternehmen mit klaren Anforderungen können ein DMS oft in wenigen Wochen einführen. In größeren Organisationen mit mehreren Abteilungen, individuellen Workflows und Schnittstellen zu anderen Systemen kann es mehrere Monate dauern.
- Anzahl und Art der zu digitalisierenden Dokumente: Je mehr Altakten oder papiergebundene Prozesse übernommen werden müssen, desto aufwändiger wird die Umstellung.
- Integration in bestehende Systeme: Wenn das DMS mit ERP-, CRM-, E-Mail- oder Buchhaltungssystemen verbunden werden soll, verlängert das die Projektzeit – bringt aber langfristig mehr Effizienz.
- Schulungs- und Change-Aufwand: Je stärker sich die Arbeitsweise durch das neue System verändert, desto wichtiger sind Mitarbeiterschulungen, Testphasen und Kommunikation.
In der Praxis läuft eine DMS-Einführung in der Regel in 4 Phasen ab:
- Analyse und Planung: Hier werden Anforderungen und Ziele definiert: Welche Dokumente sollen digital verwaltet werden? Welche Workflows gibt es? Wer braucht Zugriff? Daraus entsteht ein Projektplan mit Zeitrahmen, Rollen und technischen Anforderungen.
- Systemeinrichtung & Anpassung: Das DMS wird aufgesetzt und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst – z. B. mit individuellen Berechtigungskonzepten, Ordnerstrukturen, Workflows oder Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP oder E-Mail.
- Migration & Integration (optional): Je nach Bedarf werden vorhandene Dokumente, Archive oder Datenbestände übernommen. Auch die Anbindung an bestehende Systeme (z. B. Buchhaltung, CRM, Outlook) kann hier erfolgen.
- Schulung, Go-live & Supportphase: Vor der Einführung werden die Mitarbeiter geschult, damit sie das System sicher und effizient nutzen können. Danach folgt der Livegang mit begleitender Unterstützung, Anpassungen und Feedbackschleifen.
Die wichtigsten Funktionen im Detail:
- Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateien werden an einem Ort digital gespeichert, kategorisiert und strukturiert, zugänglich über PC, Tablet oder Smartphone.
- Versionierung & Änderungsverfolgung: Jede Bearbeitung wird nachvollziehbar dokumentiert, ältere Versionen bleiben erhalten – für Transparenz und Sicherheit.
- Zugriffs- und Rechtemanagement: Individuelle Zugriffsrechte regeln, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf, und zwar inklusive Rollenverwaltung.
- Volltextsuche & Indexierung: Dokumente lassen sich schnell über Stichworte, Metadaten oder Inhalte finden, auch über große Datenmengen hinweg.
- Automatisierte Workflows: Wiederkehrende Abläufe (z. B. Rechnungsfreigaben, Urlaubsanträge) lassen sich digital abbilden und automatisieren.
- Revisionssichere Archivierung: Gesetzliche Vorgaben (z. B. GoBD, DSGVO) werden durch rechtssichere Aufbewahrung und lückenlose Protokollierung eingehalten.
- Integration in andere Systeme: Die Anbindung an ERP-, CRM-, E-Mail- oder Buchhaltungssysteme ermöglicht durchgängige, medienbruchfreie Prozesse.
Beide Systeme haben das Ziel, Informationen effizient, sicher und digital verfügbar zu machen. Fokus und Funktionsumfang unterscheiden sich jedoch deutlich: Ein DMS konzentriert sich auf die digitale Ablage, Verwaltung und Archivierung von dokumentenbasierten Informationen. Ein ECM ist ein strategischer Ansatz, um alle Inhalte eines Unternehmens ganzheitlich zu erfassen, zu steuern, zu speichern und bereitzustellen. Also z. B. auch E-Mails, Bilder, Formulare, Videos, Webseiten und Social-Media-Inhalte. Ein DMS ist somit nur ein Teil eines ECMs.
Wer umfassend digital arbeiten möchte, braucht langfristig ein ECM.
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