HCM
Personalarbeit leicht gemacht
Lohnabrechnung, Recruiting, Zeitmanagement, Personalakte, Sicherheit, BDE

Human Capital Management – Software für einfachere HR-Prozesse

Sie wünschen sich eine leistungsstarke und umfassende Human-Capital-Management-Lösung? Eine Lösung, die Sie wirkungsvoll in allen Bereichen dabei unterstützt, Ihre Personalprozesse effizient zu verwalten und strategisch zu optimieren? Sehr gern. Als Partner namhafter HCM-Softwarehersteller bieten wir Ihnen alle Personal-Module, die für ein übersichtliches und umfassendes Human Capital Management dienlich sind. Dazu gehören die Personalabrechnung, das Workforce-Management, das Security-Management, das Manufacturing Execution System, das Personal-Management und die digitale Personalakte.

Ihre Vorteile: Sie können sich Ihre Funktionalitäten individuell zusammenstellen, alle HR-bezogenen Aspekte ganzheitlich betrachten und haben eine exzellente Grundlage, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen.

Leichte Bedienung, reibungslose Integration: Alle HR-Lösungen, die wir für Sie im Portfolio haben, lassen sich reibungslos in Ihre bestehenden Unternehmensstrukturen integrieren. Dank der benutzerfreundlichen Oberflächen und intuitiven Funktionen sind unsere HCM-Module zudem leicht zu bedienen.

Infoniqa
ZEP Zeiterfassung
Mobilexpense
Dvelop
GFOS
Personalabrechnung

Personalabrechnung

Effizient und digital

Vereinfachen und optimieren Sie Ihre Gehaltsabrechnungen mit unserer leistungsstarken Personalabrechnungssoftware, die selbst komplexe Prozesse wie Altersteilzeit, Kurzarbeit und Zuschläge sowie die Personalkostenplanung mühelos bewältigt. Dank eines automatisierten Meldewesens sparen Sie wertvolle Zeit und behalten die volle Transparenz in Ihrer Personalabrechnung. Für ein aussagekräftiges Controlling stehen Ihnen vielfältige Standardauswertungen sowie ein mächtiges Controlling-Tool mit Business Intelligence (BI) zur Verfügung. Alle Funktionalitäten zusammen ermöglichen es Ihnen, Ihr Unternehmen effizient zu steuern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gut zu wissen

Sie möchten mit der Personalabrechnung so wenig wie möglich zu tun haben? Wir übernehmen gern als externer Dienstleister alle Abrechnungsdienstleistungen im Business Process Outsourcing (BPO) für Sie. Zuverlässig und professionell.

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Personalabrechnungssoftware
  • Personalkostenplanung
  • Controlling, Business Intelligence (BI)
  • Meldewesen
  • Abrechnungsdienstleistung (BPO)
Workforce-Management

Workforce-Management

Effektive Personalarbeit

Machen Sie sich die Personalarbeit um einiges leichter! Von der Planung und Prognose über den Einsatz Ihrer Mitarbeiter bis hin zur Nachverfolgung der Mitarbeiterzeiten und der Einhaltung von Vorschriften. Mit unserer modernen Workforce-Management-Lösung.

Eine Schlüsselkomponente ist die Personaleinsatzplanung (PEP). Sie umfasst die strategische Planung und Zuweisung Ihrer Mitarbeiter zu verschiedenen Aufgaben, Schichten und Arbeitsorten, basierend auf individuellen Fähigkeiten und Bedarfen. Mit der automatisierten Personalbedarfsplanung (PBP) können Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf sogar präzise prognostizieren, anhand von verschiedenen Faktoren wie Kundennachfrage, Projektanforderungen und saisonalen Schwankungen.

Dank der digitalen Zeiterfassung lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen spielend leicht durchführen und wichtige Arbeitszeitdaten für Ihre Planung und Analyse abrufen. Zu einem optimalen Workflow tragen zudem Tools für das Forecasting und Scheduling, zur Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und für das Leistungsmanagement bei.

Sprechen Sie uns gern an. Wir stellen Ihnen die Vorteile und Funktionalitäten unserer Workforce-Management-Lösung detailliert vor!

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Zeiterfassung
  • Personaleinsatz- und Bedarfsplanung (PEP/PBP)
  • Workflows
Access Control

Access Control

Das System zur Absicherung Ihrer Arbeitswelten

In der modernen Geschäftswelt steht die Sicherheit von Beschäftigten ebenso wie von sensiblen Unternehmensinformationen immer stärker im Vordergrund. Mit unserem Human Resources Security Management (HR Security Management) können Sie sich sicher sein, dass nur autorisierte Personen Zugang zu wichtigen Ressourcen, Informationen und Räumen erhalten. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Zutrittsverwaltung und -kontrolle. Und damit der physische Zugang zu Unternehmensgebäuden, Büros und sensiblen Bereichen durch Zugangskarten, biometrische Identifikationssysteme und Sicherheitsschleusen. Aber auch die digitale Zugangsverwaltung muss gemanaged und kontrolliert werden. Bestenfalls nahtlos. Mit Authentifizierungsprotokollen und Co.

Gern implementieren wir bei Ihnen auch eine effektive Besucherverwaltung mit Besucheridentifikation, Berechtigungsüberprüfung und Bereitstellung von temporären Zugangsberechtigungen wie Besucherausweisen oder elektronischen Gästelisten. So sind Sie rundum auf der sicheren Seite.

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Zutrittsverwaltung & -kontrolle
  • Zutritt online/offline
  • Besucherverwaltung
Smart Manufacturing

Smart Manufacturing

MES-Software für Ihre Produktion

Manufacturing Execution System, kurz MES, ist aus unserer Sicht der Weg in die Zukunft der Fertigung. Das digitale System wird in der Fertigungsindustrie eingesetzt, um eine effiziente und intelligente Produktionsumgebung zu schaffen. Durch die Vernetzung von Maschinen, Prozessen und Datenquellen in Echtzeit schafft MES die Grundlage für eine intelligente Fertigungsumgebung im Rahmen von Industrie 4.0.

Dank der Betriebsdatenerfassung (BDE) können Sie als Fertiger den Status Ihrer Maschinen, den Fortschritt der Produktion und den Verbrauch der Ressourcen genau überwachen und Ihre Prozesse optimieren. Das Qualitätsmanagement ermöglicht die automatische Erfassung von Qualitätsdaten und die Rückverfolgung von Produktionschargen. Das Logistikmanagement erlaubt es Ihnen, Ihre Lieferketten effizienter zu gestalten und Lagerbestände zu optimieren.

Sie möchten sich gern intensiv zum Manufacturing Execution System beraten lassen? Rufen Sie uns einfach an!

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Betriebsdatenerfassung (BDE)
  • Qualitätsmanagement
  • Logistikmanagement
  • Industrie 4.0
Personal-Management

Personal-Management

Effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -prozessen

Im modernen Personalmanagement spielt die Personalverwaltung eine entscheidende Rolle. Sie umfasst die effiziente Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, Arbeitsverträgen und Gehaltsdaten. Aber nicht nur das: Durch Selfservice-Schnittstellen können Sie Ihren Mitarbeitern heute sogar die Möglichkeit geben, ihre eigenen Daten selbst zu verwalten. So beschleunigen Sie Prozesse und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit unseren digitalen Tools gestalten Sie zudem das Bewerbermanagement effektiver als je zuvor – von der Bewerbung über den Auswahlprozess bis zur Einstellung. Unser Skill- und Talentmanagemen unterstützt Sie bei der Erkennung und Entwicklung der Fähigkeiten, Potenziale und Talente Ihrer Beschäftigten. Mit Learning- und E-Learning-Tools entwickeln Sie effiziente, leicht zugängliche Schulungsprogramme.

Last, but not least, stellen wir sichere Schnittstellen zwischen Personalverwaltung, Lohn- und Finanzsystemen bereit, um Gehaltsabrechnungen und finanzielle Prozesse effektiv zu automatisieren und zu vereinfachen.

Sprechen Sie uns einfach an.

Unsere Leistungen auf einen Blick

  • Personalverwaltung & Selfservice
  • Schnittstellen Lohn & Finanzen
  • Bewerbermanagement
  • Skillmanagement & Talentmanagement
  • Learning & E-Learning
Digitale Personalakte

Digitale Personalakte

Alle Mitarbeiterdaten im Überblick

Insbesondere im Bereich der Personalverwaltung hat die digitale (Personal-)Akte die Dokumentenverwaltung revolutioniert. Wer die Personalakten seiner Beschäftigten in digitaler Form speichert und verwaltet, hat alle relevanten Dokumente jederzeit rechtssicher im Blick und Zugriff – von Arbeitsverträgen bis hin zu Leistungsbeurteilungen.

Automatisierte Workflows vereinfachen Genehmigungs- und Freigabeprozesse wie beispielsweise die Freigabe von Gehaltserhöhungen, während mit der digitalen Unterschrift Mitarbeiter und Manager Dokumente schnell und einfach elektronisch unterzeichnen können.

Gut zu wissen
Neben digitalen Personalakten können Sie mit unserer Lösung auch digitale Unternehmensakten erstellen und mit wichtigen Unternehmensdokumenten, Verträgen und Berichten bestücken. Hierbei gelten dieselben Vorteile wie bei der digitalen Personalakte, einschließlich besserer Zugänglichkeit und einfacherer Verwaltung.

Unsere Leistungen auf einen Blick

M.IT Connect komplett

Unsere weiteren Leistungen

Consulting & Management

Experten-Beratung zur Optimierung von Arbeitsprozessen, IT-Infrastrukturen und IT-Strategien

Veranstaltungen

Informative Seminare zu relevanten Themen wie Personalabrechnung, Datensicherheit, Client Management und Co.

FAQs – Fragen und Antworten

Eine Software zur Personalabrechnung soll in erster Linie die verantwortlichen Mitarbeiter entlasten. Ihre Kernaufgabe ist es, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen gesetzeskonform zu erstellen und alle geforderten Meldungen sicher und automatisiert zu übermitteln.

Zu den wesentlichen Funktionen gehören:

  • Ermittlung von Brutto- und Nettolöhnen, inklusive variabler Bestandteile wie Zuschläge, Boni oder Sachbezüge
  • Berechnung von Steuern und Sozialabgaben gemäß aktueller gesetzlicher Vorgaben
  • Erstellung von Überweisungsdateien für Löhne, Gehälter und Abgaben zur Weitergabe an die Bank
  • Automatisierte Meldungen an Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Unfallversicherer und Finanzämter
  • Erstellung von Lohnabrechnungen und digitalen Dokumenten für Mitarbeitende
  • Datenschutz und sichere Datenübertragung nach geltenden Standards

Bei Betriebsprüfungen, etwa durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung, müssen Sie eine Vielzahl von Abrechnungsdaten korrekt und vollständig vorlegen. Eine moderne Personalabrechnungssoftware stellt diese prüfungsrelevanten Daten elektronisch bereit. Sie sorgt für vollständige Nachweise und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern.

Die von M.IT Connect eingesetzte Personalabrechnungssoftware Infoniqa Payroll beispielsweise bereitet alle notwendigen Informationen im geforderten Format auf, ob als Lohnsteuerdaten, DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise oder Prüfexporte (z. B. Z3 für Lohnsteuerprüfungen). Auch Lohnjournale, Änderungsprotokolle und Archivdaten lassen sich auf Knopfdruck bereitstellen.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen von:
  • Standardisierten Prüferzugängen und Exportfunktionen
  • Lückenloser Dokumentation aller relevanten Vorgänge
  • Schneller Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen
  • Zeitersparnis durch strukturierte Datenhaltung
  • Reduzierung formaler Fehlerquellen

Im Vergleich zur Auslagerung an einen Dienstleister punktet eine eigene leistungsstarke Personalabrechnungssoftware wie beispielsweise Infoniqa Payroll besonders in den Bereichen Kontrolle, Anpassungsfähigkeit und Übersicht. Sie erfordert jedoch auch mehr Aufwand, Fachwissen und laufende Ressourcen im Unternehmen.

Die Vorteile der Inhouse-Abrechnung im Überblick:
  • Direkter Zugriff und Kontrolle: Alle abrechnungsrelevanten Daten sind jederzeit im Unternehmen verfügbar. Änderungen, Rückfragen oder Sonderfälle können schnell bearbeitet werden – ohne Rücksprache mit externen Dienstleistern.
  • Individuelle Anpassung: Spezielle Anforderungen oder unternehmensspezifische Regelungen lassen sich leichter umsetzen, da die Prozesse intern gesteuert werden.
  • Kontinuierliche Prozessoptimierung: Die Inhouse-Abrechnung ermöglicht eine laufende Weiterentwicklung und Digitalisierung der Abläufe, abgestimmt auf die internen Strukturen.

Workforce-Management (WFM) umfasst alle Prozesse, die notwendig sind, um die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Ziel ist es, Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit gleichermaßen zu verbessern.

Typische Bestandteile eines modernen Workforce Managements sind:
  • Bedarfsplanung: Extrapolation, wie viele Mitarbeitende wann und wo benötigt werden
  • Dienst- und Schichtplanung: Erstellen von Einsatzplänen basierend auf Qualifikationen, Verfügbarkeit und rechtlichen Vorgaben
  • Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Erfassen von Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit oder Homeoffice-Tagen
  • Analyse & Reporting: Auswertungen zur Produktivität, Personalkosten, Überstunden oder Auslastung
  • Self-Service-Portale: Mitarbeitende können Dienste tauschen, Abwesenheiten beantragen oder Arbeitszeiten einsehen

HR-Management (Human Resource Management) kümmert sich ganzheitlich um Personalstrategie und -entwicklung, während Workforce Management operativ auf die Planung, Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes fokussiert ist.

Die Unterschiede im Detail:

Human Resource Management (HRM)
Das HRM, klassisch Personalmanagement, umfasst alle strategischen und administrativen Aufgaben rund um das Personalwesen: von der Personalgewinnung über die Entwicklung, Vergütung und Führung bis hin zu Mitarbeiterbindung, Arbeitsrecht und Unternehmenskultur.

WFM
Workforce-Management (WFM) ist ein Teilbereich des HR – mit klarem Fokus auf den operativen Einsatz der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft. Es geht darum, Arbeitszeiten, Einsatzpläne und Personalbedarf so zu steuern, dass Ressourcen effizient genutzt und betriebliche Abläufe optimal unterstützt werden.

Digitale Zeiterfassung mit einer leicht zu bedienenden Software ist heute wichtiger denn je. Sie sorgt für Rechtssicherheit, Effizienz, Transparenz und trägt wesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit und zur modernen Arbeitsorganisation bei.

Die Relevanz der Zeiterfassung hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen, auch durch neue gesetzliche Vorgaben. Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten hierfür eine moderne, rechtssichere und praxisnahe Lösung. Sie ermöglichen eine automatisierte, präzise und lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten, ganz ohne manuelle Stundenzettel oder Excel-Listen.

Ein (physisches) Zutrittskontrollsystem regelt den Zugang zu Gebäuden, Räumen oder sensiblen Bereichen innerhalb eines Unternehmens oder einer Einrichtung. Moderne Systeme gehen dabei weit über klassische Schlüssel oder einfache Codes hinaus: Sie kombinieren Sicherheit, Benutzerkomfort und flexible Verwaltungsmöglichkeiten – digital und in Echtzeit.

Typische Bestandteile eines modernen Zutrittskontrollsystems sind:
  • Elektronische Zugangskomponenten wie Kartenleser, Transponder, PIN-Tastaturen, Fingerabdruckscanner und Gesichtserkennung
  • Benutzerauthentifizierung zur eindeutigen Identifikation jeder Person vor Zutritt
  • Zentralisierte Verwaltung von Zutrittsrechten über eine Software, inklusive Zeitprofilen, Nutzergruppen und Protokollierung
  • Standortübergreifende Steuerung und Echtzeit-Änderungen über Cloud oder Netzwerk
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme wie Zeiterfassung, Alarmanlagen oder Videoüberwachung
  • Lückenlose Dokumentation aller Zutritte und Versuche – für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und DSGVO-Konformität

BDE und MES sind zentrale Begriffe in der Fertigungs-IT. Sie hängen eng zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben: BDE (Betriebsdatenerfassung) sammelt Daten direkt aus der Produktion – wie Zeiten, Mengen oder Störungen. MES (Manufacturing Execution System) nutzt diese Daten und weitere Informationen, um Produktionsprozesse ganzheitlich zu steuern und zu optimieren.

BDE
Ziel der BDE ist es, einen genauen, aktuellen Überblick über das Geschehen in der Produktion zu liefern. Die BDE erfasst deshalb Echtzeitdaten direkt aus dem Produktionsprozess. Dazu gehören z. B.:
  • Beginn und Ende von Arbeitsschritten
  • Gut- und Ausschussmengen
  • Maschinenlaufzeiten und -stillstände
  • Störgründe oder Pausenzeiten

MES
Typische Funktionen eines MES sind:
  • Produktionsplanung und -freigabe
  • Auftragsverfolgung
  • Qualitätsmanagement
  • Ressourcen- und Schichtplanung
  • Auswertung von Kennzahlen und OEE

Ein digitales Personalmanagementsystem (auch HR- oder HCM-System genannt) ist gesetzlich nicht verpflichtend. Unternehmen können ihre Personalverwaltung auch manuell oder mit einfachen digitalen Hilfsmitteln organisieren. Es gibt allerdings gesetzliche Anforderungen, bei denen ein entsprechendes System den rechtskonformen und effizienten Umgang mit Personaldaten deutlich erleichtert – z. B. bei Arbeitszeiterfassung, Datenschutz oder Meldepflichten.

In den Bundesländern Bayern und Baden-Württemberg weisen die Prüfstellen der Deutschen Rentenversicherung im Rahmen der euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung) verstärkt darauf hin, dass bestimmte Unterlagen in elektronischer Form vorliegen sollten. Dazu zählen beispielsweise Nachweise geringfügig Beschäftigter oder bestimmte Entgeltunterlagen. Ohne ein digitales System kann die Prüfung aufwändiger und fehleranfälliger sein.

Personalmanagement umfasst klassisch die administrativen Aufgaben der Personalverwaltung, während Human Resource Management (HRM) strategischer ausgerichtet ist. Es legt den Fokus auf Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und langfristige Personalbindung.

Als Faustregel gilt: Personalmanagement denkt in Prozessen. HRM denkt in Potenzialen.

Aufgaben des Personalmanagements
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Arbeitszeit- und Fehlzeitenmanagement
  • Vertragswesen und Dokumentation
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Organisation von Arbeitsabläufen


Aufgaben des Human Ressource Managements
  • Personalentwicklung und Talentmanagement
  • Aufbau einer starken Arbeitgebermarke (Employer Branding)
  • Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung
  • Nachfolgeplanung und strategisches Recruiting
  • Unterstützung von Führungskräften und Change-Prozessen